在这个时代，对于大多数人来说，一整天不打开或创建至少一封电子邮件是很罕见的。事实上，Statista的一份报告强调了电子邮件是如何成为日常生活的核心部分的——美国用户每天花149分钟在工作邮件上，花172分钟在私人邮件上。由于电子邮件的广泛使用，您可能已经熟悉了电子邮件平台的基本功能，从文本格式到提高工作效率的键盘快捷键。
然而，如果你使用的是微软的Outlook，你可能还没有意识到它有很多漂亮的功能，但现在你应该知道了。这些功能旨在提升你的电子邮件体验，它们隐藏在应用程序的许多选项和按钮中，隐藏在显眼的地方。让我们来看看其中五个隐藏但有价值的特性，并探索如何利用它们。
在给上司或客户发信息时，你可能不会想到使用表情符号，但在其他类型的邮件中，表情符号是非常合适的。例如，当你和工作上的闺蜜闲聊，或者发送一封关于即将到来的年终派对的全公司邮件时，表情符号会给那些无聊的信息带来一丝乐趣和个性。在Outlook邮件中添加表情符号就像按键盘快捷键Win +一样简单快捷。(句号)为Windows和命令+控制+空格为Mac和点击你的表情符号从面板选择。
然而，一个更方便的方法是为你每天使用的表情符号设置一个自定义快捷方式。下面是你如何在桌面的Outlook中这样做:
点击“新建电子邮件”按钮创建新邮件。
转到Insert选项卡。
Select符号>更多符号。
设置字体选项为Segoe UI Emoji。
向下滚动，直到到达“扩展字符- Plain 1”子集。
从选择中选择你的表情符号。
单击“自动更正”按钮。
在Replace列下，输入您喜欢的快捷方式。它可以是像}或-这样的标点符号的组合。-或不对应已知单词的随机字母，如XX或yy。
点击添加。
选择OK。
在电子邮件正文中键入您的快捷方式以进行测试。请注意，您的快捷方式将o只工作在桌面应用程序，而不是在网络应用程序。
如果你的工作包括每天发送无数封邮件，你将不可避免地发现自己一遍又一遍地输入相同的回复。也许你经常与新员工分享培训材料的清单，或者你的Outlook不在办公室时的回复也是一样的。要简化这一过程，避免重复输入相同信息的繁琐任务，只需使用Outlook的Quick Parts即可。Quick Parts作为一个常用消息的存储库，您可以在需要时轻松地将其插入电子邮件正文中。以下是如何在Outlook中使用快速部件的分步指南:
创建一个自定义的Quick Part:
在Outlook桌面应用程序中，撰写一封新邮件。
键入要保存到“快速部件”的消息。
突出文本。
转到顶部的插入选项卡。
在Text部分，单击Quick Parts。
选择将选择保存到快速部件库。
为您的快速部分添加一个名称。
(可选)添加des但又。
点击确定。
在您的电子邮件中插入快速部分:
创建一封新邮件或回复一封。如果你是在回复现有的邮件，请确保点击弹出按钮，在新窗口中打开回复。
导航到Insert选项卡。
选择快速部件。
从图库中选择您的信息。它应该自动插入无论你的光标在哪里。
每天你都会收到数以百计的电子邮件，很容易被淹没，错过重要的信息。一个简单的解决方案是使用Outlook的条件格式对邮件进行颜色编码。这个功能可以让你为来自特定发件人或具有特定内容的电子邮件分配不同的颜色，有效地组织你的收件箱，并将关键信息与其他信息区分开来。按照以下步骤将条件格式应用于现有和传入的电子邮件:
在Outlook桌面应用程序中，转到“视图”选项卡。
单击位于当前视图部分的视图设置。
Select有限公司nditional格式。
点击Add按钮创建一个新规则。
为您的规则输入一个名称。
点击字体。
在“效果”下，将颜色更改为您喜欢的色调。
(可选)设置字体，前面的样式和大小，以满足您的口味。
o完成后，单击OK。
离开公司ndition按钮。
做以下一项或两项:
如果你想用颜色标记你的邮件，请点击根据发件人，在发件人字段中键入电子邮件地址。
如果你想用颜色标记你的邮件，请点击根据邮件内容，在“搜索关键词”中输入你的关键词d(s)”字段，并将“In”设置为“主题字段和消息正文”。
在对话框中单击OK退出。
符合你的规则的现有和传入的电子邮件现在将以不同的颜色显示在你的收件箱中。然而，这种颜色编码方案只会出现在桌面应用程序中，而不会出现在web应用程序中。
如果你是大公司的一员，你很可能会在邮件中提到特定的同事。也许你正在向你的经理推荐一个客户，或者在你发送的会议邀请中提到了演讲者。在这种情况下，你通常会用下划线或高亮来修饰你的文本，使提到的名字更引人注目。要想让提到名字的邮件不那么麻烦地脱颖而出，你可以使用Outlook的@提及功能。
@提及的工作原理就像你在社交媒体帖子中标记朋友一样。当你在电子邮件中提到某人时，他们的名字会被突出显示，点击它就会弹出该人的联系方式。最重要的是，使用@mentions还会自动将此人添加到收件人列表中。这个功能的另一个好处是，这样的电子邮件在你的收件箱里有一个特殊的符号标记，这样你就可以快速识别直接涉及你的邮件。下面是@mention的用法:
在邮件中提到某人:
在你的收件箱中创建一个新的电子邮件或回复一个。
在邮件正文中，键入@，后面跟着你想要提到的人的名字。
Selec从可用选项中选择他们的名字。
(可选)删除部分提及奈德的名字留下了在邮件正文中只写名字或姓。
To show o原来mentio收件箱里的邮件:
在电子邮件列表的顶部，点击桌面应用程序的“截止日期”或过滤器图标(三个水平)web应用程序的代码行。
选择Mentio需要邮件或提到我。
当你在电子邮件中附加了一张照片，但照片太大而无法成功发送时，你是不是很恼火?当这种情况发生时，你必须跳到一个图像调整器网站，上传你的照片，将其设置为你认为足够小的大小，下载到你的桌面，并重新将其附加到你的邮件中。但最令人沮丧的部分是，做了所有这些，却发现图像仍然超过了电子邮件允许的文件限制。
幸运的是，Outlook有一个内置的图像调整器功能，可以为你调整大小，而不会有太多麻烦。此功能将您的图像附件大小调整为最大1024 x 768像素，确保您的消息没有问题地传递。要使用图像附件调整器，以下是你需要做的:
在您的电子邮件中，通过点击插入>附加文件>浏览此PC附上您选择的照片。
选择File选项卡。
在“信息”部分的“图像附件”下，选择发送此消息时调整大图像的大小。
回到你的邮件正文，像往常一样输入你的信息。
o完成后，点击发送。消息应该已成功传递，您的收件人将收到一个调整大小的图像版本。
